礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪 方面的外交文书和对外文书。 礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象， 力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实 质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关 资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”， 简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。 礼仪文书在格式上、用语上、文字上，以至用纸、用印上都应当合乎规范， 注意国际惯例；形式上要美观大方，还要注意时效。 现将一些常用的礼仪文书，介绍如下： 一、 贺函、贺电 在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周 年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日 等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方 的相应人员表示祝贺。 贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外 交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关 驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人 可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例： 例1：外交电报，领导人祝贺国庆 X X X（首都名称） X X 共和国总统 X X X阁下： 在X X共和国国庆之际，我们谨代表中华人民共和国政府和中国人民向X X国 人民在维护民族独立和发展民族经济的事业中所取得的显著成就感到高兴。 中X 两国之间的友好关系和经济、文化往来在和平共处五项原则的基础上得 到了顺利的发展。 我们相信，中国人民和X X国人民之间的深厚友谊将日益发展。 祝X X共和国繁荣昌盛，人民幸福。 中 华 人 民 共 和 国 主 席X X X 中华人民共和国国务院总理 X X X 一九X X年X月X日于北京 例2：外交电报，总理之间祝贺连任 X X X（首都名称） X X国政府总理X X X阁下： 在阁下连任X X国政府总理的时候，我向您致以衷心的祝贺。 祝贵国繁荣昌盛，人民幸福。 祝中X两国的友好合作关系不断发展。 中华人民共和国国务院总理X X X 一九X X年X 月X日于北京 例3：正式照会，大使致驻在国外长祝贺国庆 （X X）X X 字第X X号 X X 国外交部长X X阁下： 在X X国国庆的时候，我代表大使馆全体人员并以我个人的名义，谨向你致衷 心的祝贺和最良好的祝愿。 顺致最崇高的敬意。 X X X（签名） 一九X X年X月X日于X X 例4：对外电报，国防部长祝贺建军节 X X X（首都名称） X X国国防部部长X X 阁下： 值此X X国X X军建军X X周年之际，我谨向阁下表示祝贺。 祝中X两国军队的友谊不断发展。 中华人民共和国国防部部长X X X（姓名和军衔） 一九X X年X月X日于北京 例5：对外电报，市长祝贺友好城市建立周年 X X X（首都名称） X X国X X市市长X X先生阁下： 值此贵市与我市建立友好城市X X周年之际，我谨代表X X市人民向X X市人民 致以热烈祝贺。 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。 中华人民共和国X X市市长X X 一九X X年X月X日于X X 二、 感谢信、感谢电和感谢公告 在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到 支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候， 也可以采取公告的方式致谢。举例如下： 例1：外交电报，致总理感谢盛情接待 X X X（首都名称） X X国政府总理X X X阁下： 在我即将飞离贵国国境的时候，我为我们代表团在贵国访问期间所受到的盛 情接待，向您表示衷心的感谢。 祝我们两国的友好关系进一步发展。 X X X国政府总理X X X 一九X X年X月X日于专机上 例2：外交函件，大使感谢饯行和赠礼 X X X国驻X X国特命全权大使X X阁下： 当我结束在X X国的使命时，承蒙设宴招待，并赠送珍贵的礼品。对这一友 好表示，我谨向你致以诚挚的谢意。 顺致敬意。 中 华 人 民 共 和 国 驻ＸＸ国特命全权大使 一九X X年X月X日于X X 例3：对外电报，市长感谢祝贺就任 X X X（城市名） X X国X X市市长X X X先生： 在我就任上海市市长的时候，承蒙来电祝贺，我向你表示衷心的感谢。 祝上海市和X X市的友好关系日益发展。 顺致最良好的祝愿。 上海市市长X X X 一九X X年X月X日于上海 例4：对外电报，省长感谢慰问灾情 X X X（城市名称） X X国X X省省长X X X阁下： 正当我省北部人民努力消除特大水灾造成的严惩后果时，收到了你发来的慰 问电，我谨代表衷心的感谢。 顺致敬意。 中华人民共和国X X省省长X X X 一九X X年X月X日于X X 例5：公告，省人民政府感谢慰问灾情 中华人民共和国X X省人民政府公告 （一九X X年X月X日于X X） 在我省X X地区遭受X X灾害以后，承蒙很多国家的政府机构和领导人、地方 政府和领导人、友好团体和友好人士，来电来函表示慰问，或捐款赠物帮助灾区 人民克服困难。X X省人民政府代表X X地区人民，谨对此致以衷心的感谢。 三、 邀请函、邀请电和复件 邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典 礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办 展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活 动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解 （也可另行专门协商）。 例1：对外函件，市长邀请访华 X X X（城市名称） X X国X X X市市长X X X先生 尊敬的先生： 我高兴地收到你一九X X年X月X日的来信。 我很赞赏你为建立X X市和X X X市之间更加密切友好联系的真诚愿望，热烈 欢迎你明年春季来X X市访问。我相信，你的来访必将促进和加深两市之间的相 互了解和友谊，并给两市的繁荣带来有益的影响。 我期待着在X X市和你会见。 X X市市长（本人签名） 一九X X年X月X日于X X 例2：对外函件，部长应邀派团访问 X X X（首都名称） X X国X X部部长X X X阁下 阁下： 我十分高兴地收到阁下X月X日的来信。我衷心感谢阁下对我本人所表达的情 谊和对X X部派团访问贵国的邀请。中华人民共和国X X部愉快地接受贵部邀请， 由X X X副部长率领代表团于一九X X年X月X日至X月X日访问贵国。 顺致最崇高的敬意。 中华人民共和国 X X 部部长（本人签名） 一九X X年X月X日于北京 四、 慰问函、慰问电 遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组 织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属， 表示同情和慰问。举例如下： 例1：总理致总统，慰问天灾电 X X X（首都名称） X X X国总统X X X阁下： 惊悉X X X国X X地区突遭旋风袭击，造成重大损失。我代表中国政府和人民 对罹难者表示哀悼，对灾区居民表示诚挚的慰问。 中华人民共和国国务院总理X X X 一九X X年X月X日于北京 例2：对外电报，红十字会慰问天灾 X X X（首都名称） X X国红新月会： 惊闻X X东南部自X月X日以来，连续发生雪崩，人民生命财产蒙受巨大损 失。中国红十字会对灾难受害者表示深切屿，衷心期望灾区人民尽早克服困难， 重建家园。 致以良好的祝愿。 中国红十字会 一九X X年X月X日于北京 例3：对外电报，慰问负伤 X X X（首都名称） X X国国防部部长X X阁下： 惊悉阁下因车祸负伤，谨表诚挚的慰问。 祝阁下早日康复。 中华人民共和国 国 防 部 部 长（姓名和军衔） 一九X X年X月X日于北京 五、 唁函、唁电 唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧 机构。举例如下： 例1：外交电报，吊唁总理逝世 X X X（首都名称） X X X国代总理X X X阁下： 惊悉X X X国总理X X X阁下不幸逝世。X X X总理曾为中X关系的发展做出了 有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向X X X国政府和人民表示深切的哀 悼，并对X X X总理的家属表示诚挚的慰问。 中华人民共和国国务院总理X X X 一九X X年X月X日于北京 例2：对外电报，中日友协会长悼唁片山哲 东京 片山哲先生治丧委员会和片山哲夫人： 惊悉片山哲先生不幸逝世，不胜悼念。 片山先生是中国人民尊敬的老朋友，多年来为中日友好和发展两国民间交流 做出了积极贡献。片山先生晚年在病床上还惦念早日缔结中日和平友好条约，这 种热心于中日友好事业的精神，使我们深为感动。相信片山先生这一愿望，在两 国人民的共同努力下，一定会实现。 最后向片山哲夫人和家属致以亲切的慰问。 中华人民共和国全国人民代表大会 常务委员会副委员长、中国日本友 好协会会长 廖承志 一九七八年六月X日于北京 六、 国书、全权证书、授权证书、委任书等 国书店 是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分 为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召 回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。 全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、 协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。 授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文 件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。 领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。 委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家 元首签署。 委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首 长签署。 以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下： 例1：国书 X X X国总统X X X阁下 阁下： 为加强和发展中华人民共和国和X X X 国之间的友好合作关系，我任命X X X先生为中华人民共和国驻X X X国特命全权大使。 我相信X X X先生将尽力完成他所担负的使命，请阁下惠予接待，并对他代 表中华人民共和国政府所进行的工作给予信任和帮助。 X X X先生业已完成其驻X X X国特命全权大使的使命，现予召回。我愿借此 机会对他任职期间所受到的接待和帮助表示感谢。 中 华 人 民 共 和 国 主 席 （本人签名） 中华人民共和国外交部长 （本人签名）副署 一九X X年X月X日于北京 国字第X X X号 例2：全权证书 全 权 证 书 中华人民共和国国务院委派X X X（姓名）为全权代表，同X X国政府的全权 代表谈判并签署《中华人民共和国和X X国X X X条约》。 中华人民共和国国务院总理（本人签名） 一九X X年X月X日于北京 例3：授权证书 授 权 证 书 兹授权X X X（姓名）为代表同X X国X X部的代表谈判并签署《中华人民共 和国X X部和X X国X X部X X X X协定》。 中华人民共和国X X部部长（本人签名） 一九X X年X月X日于北京 七、 有关礼仪事项的通知等 有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪 程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等 各种方式通知有关机关或个人。 例1：正式照会，通知使节就任 （X X）X X字第X X号 X X X国特命全权大使X X阁下 阁下： 我已于一九X X年X月X日抽X X国总统递交了中华人民共和国主席X X X阁下 任命我为中华人民共和国驻X X国特命全权大使的国书。 我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的公私联系，以加 强我们两国和两馆之间现存的友好关系。 顺致最崇高的敬意。 中华人民共和国驻 X X国特命全权大使 一九X X年X月X日于X X 例2：普通照会，通知礼宾改革 （X X）X X字第X X号 各国驻华使馆、联合国系统组织代表机构： 中华人民共和国外交部向各国驻华使馆和联合国系统组织代表机构致意，并 谨通知如下礼宾改革： 一、X X X X X X X X X 。 二、就邀来访的外国国家元首、政府首脑访华天数一般以X天为限，最长不 超过X天。 三、X X X X X X X X X 。 顺致崇高的敬意。 中华人民共和国外交部（带国徽钢印） 一九X X年X月X日于北京 例3：备忘录，通知今后不再为来访贵宾提供往返专机 备 忘 录 中华人民共和国外交部礼宾司谨通知各国驻华外交代表机关如下： 以往中国政府曾应一些友好国家的要求为来访贵宾提供过往返专机。由于目 前我国经济、技术条件有限，且中国民航国际航线日益增多，适用于国际航线的 大型客机严重不足。为此，今后对来访贵宾不再应要求提供专机，请予谅解。 外交部礼宾司（印） 一九七八年十二月二十七日 在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项： 1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用 全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多 米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的 职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。 2．文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式， 可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照 会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混 乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身 份要相当。 3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。 致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有 “向X X X致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰 问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语，向外交部或大使馆发 照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关 使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬 意”、“顺致问候”等。 4．关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文 本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的 惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况 下，凡纯属一般事务性的函件，可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文 字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用 外文。 5．对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在 第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排 一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信 纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。 盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应 在机关衔之上）为宜。 6．要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重 新打印，不得涂改。 7．用纸要合乎规定。 8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。 在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应 当给以重视。据说，有人对日本商界一些走访客户的人做过问卷调查，在“随身 携带的必需品”中，把各片列为第一的人占97。8%。名片之所以在现代社会中得 到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交 往十分频繁的需要。 我国古代的名片，据说是用竹木削成薄片，上书姓名，当时叫做“名刺”。 如果你去拜访一个人，给门房一张名刺，请他进去通报，这在当时是一种得体的 做法。过去在西文也有类似的做法。使用名片是国际上一种通用的方式。 在现代，名片依然是一种互通姓名、相互结识的重要工具。初识者如有意作 进一步的交往，便可主动递上一张自己的名片，上面不但有姓名、职务，而且往 往也有地址、电话，为日后的相互联系提供了方便。在进行礼节性拜访时，也可 相互交换各片。 名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、 介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名 片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短 的字句。 几种国际上通用的法文缩写是： 1． 敬贺 p. f. (pour felicitation) 2． 谨唁 p. c. (pour condoleance) 3． 谨谢 p. r. (pour remerciement) 4． 介绍 p. p. (pour presentation) 5． 辞行 p. p. c. (pour prendre conge) 6． 恭贺新年 p. f. n. a. (pour feliciter le nouvel an) (大小写均可) 7． 谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avec ses compliments (或者用英文 With the compliments of …) 例如，一位大使想把使馆新来的参赞介绍给当地外交团的朋友，就可以在大 使的名片左下角用铅笔写上p. p.，然后把新参赞的名片附在后面送去。 又如，收到朋友送来的书籍、鲜花或其他礼品，就可以立即复一张名片，左 下角用铅笔写上p. r.，以表示感谢。 再如，如果你的朋友有什么喜事，或者逢什么节日，你可以送一张名片，左 下角写上p. f.,也可同时送一束鲜花。 如离职回国或他调，又来不及一一辞行，则可以送名片写上p. p. c.,作为 一种告别的代替方式,以免熟人埋怨你“走了连招呼也不打”。 需要时，夫妇的名片可以同时使用（夫人的名片一般比较小巧）。有人把夫 妇的名字印在同一张名片上。 现在人们日益讲究名片的印制。当然，印制精美、考究的名片，会惹人喜 爱；但印制朴素大方的名片，只要运用得当，仍会获得人们的重视和尊重。 许多人把收到的名片，分类整理，加以保存，以便长期使用。