随着国际交往的日益频繁，各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人 士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访 问、工作访问、考察访问、各种业务访问，以及顺道访问、非正式的私人访问， 等等。除了双边的访问活动以外，还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其他 国际活动。因此，世界上许多国家都要经常接待来自其他国家的大量外宾。如何 做好接待工作，当好东道主，是礼宾交往中重要课题。 在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动，如迎送、宴 请、会见、会谈等，我们在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其他问 题。 关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也 是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及 时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请 者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也 可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。 实际上，访问也并不一定都是由东道国一方首先提出，在有些情况下，是双 方协商的结果。有的访问安排是由有关的协议事先约定；有的是当面口头邀请在 先，然后再补送书面邀请函件；有的是通过外交途径商定访问事宜；也有的是来 访者有访问的愿望，主动向东道国作出某种表示，经双方磋商同意，然后再作正 式安排。还有的访问是作为一种“回访”的方式进行。总之，可以视不同情况， 灵活运用。 有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀 来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日 期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方 不安排正式活动。关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国 际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。 告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决 定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿 交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限 制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。据俄罗斯 《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费 用，俄总统出访，对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般 自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。 为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清 楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其 他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先 提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作 人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人 来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清 楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。 对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先 向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。 拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和 施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密 切掌握。 访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容 告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问的 成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符 合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日 程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目 的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4. 访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特 色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要 求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因 素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办 公室联系好。 日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会 感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确 非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易 把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧 张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢 把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。” 有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的 次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。 接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者 对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌 握。 接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会 的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安 排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大 体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两 国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。 埃尔默·普利施科在其所著《首脑外交》一书中，描景。由于美英的传统关 系和女王的特殊身份，她受到了美方特别隆重热情的接待。普利施科写道：“在 女王繁忙日程上的主要活动有25项以上。每时每刻都有安排。……重大活动包括 4次国宴、3次正式午宴、4次招待会和1次皇家授勋仪式。”“第一天晚上，总统 设国宴招待英国君主。宴会菜肴包括：冷冻菠萝、杏仁奶油汤、煎鱼片、烤小 鸭、加白兰地酒的果仁冰淇淋和4种酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威尔的餐 具，餐具上有一道宽纯金镶边，复杂的圆凸雕饰，中间有金色的总统印徽。女王 戴着亚历山大女王的宝石头饰……总统佩带女王父亲授予的、令人羡慕的荣誉勋 章。”“第三天晚上，女王在英国大使馆为艾森豪威尔总统夫妇举行国宴，有80 名客人，晚宴用的加冕宴会瓷餐具是特意从白金汉宫带来的。加拿大黑色哨兵乐 队表演风笛助兴，他们身着绯红色配有黄铜纽扣的上衣、墨绿格子花呢短裙，鞋 上有白色鞋罩。”报纸报道了这次访问的许多细节。美国国务卿称这次访问使两 国之间紧密的历史联系更为“热烈、充满省略和举足轻重”。 接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接 见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首 都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领 导人的接见，要给予特别的重视。 各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来 访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内 逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安 全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合，精心制定 保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以 及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排 时，也应将安全因素考虑在内。 有的国家为了做好本国领导人出访期间的安全保卫工作，还事先派本国安全 部门的负责人前往访问国打前站，以便同东道国有关部门交流情况，勘察现场， 交换意见，进行合作。 为了做好外宾的医疗保健工作，应采取相应的医护措施。重要国宾，由指定 医院派专门医生和护士随团照应。 外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒 适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使 来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭 店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安 排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分 配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房 间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排 单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客 人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。 常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质 量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服 务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼 谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排 在二楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不 能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。 对于外宾的坐车，应在外宾到达前将车辆编号，做上明显的标记，按礼宾顺 序安排他们坐车。大型代表团，可安排部分工作人员乘大轿车，这样行动会更方 便。 住房号和坐车号应在外宾下飞机后，印发通知外宾使他们易于找到自己的坐 车和房间，避免现场出现混乱。 关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内 准备一些饮料、水果等，供其随时取用。 对于气候的变化应密切注意，防止因天气突变影响访问的顺利进行。60年 代，朝鲜崔庸健委员长访华，到达东长春时群众夹道欢迎，恰逢飘泼大雨，周总 理陪同贵宾乘敞篷车行进，虽然为崔庸健打了伞，但周总理看见几十万群众冒雨 热情欢迎，始终不肯打伞，领导和群众都挨了雨淋，这种事情应尽量避免。 对于外宾在访问过程中的反应和意见，应及时了解，并迅速转达到有关领导 和部门。由于外宾访问的时间不长，活动又很紧张，如不及时了解外宾的反应， 就可能来不及解决所反映的问题加以解决，有助于使访问获得圆满成功。 对于外宾访问的情况，应通过新闻媒介及时加以报道。为此，要同新闻单位 保持密切联系，必要时还可以举行记者招待会。对于记者的采访活动，应适当加 以管理。对随团来访的记者、摄影记者、广播电视记者等的采访活动、通讯以及 生活等，均应由有关的新闻单位给以必要的关心和协助。如报界要发表来访领导 人的简历、照片等，可事先通过外交途径向对方索要。 对于来宾国家的国旗（元首旗）的旗样和制作说明，国歌的乐谱可以通过外 交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供奏席间乐及晚会表演 时用。 国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼 答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面致送，也可通过礼宾工作人员转交；给 一般随行人员和工作人员的礼品，则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律， 重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访 国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼 品，以便于宾客作为随身行李运走。 国宾来访，有的将驻在东道国的大使亦正式列入随行人员或代表团团员名 单。这样，接待时就应把大使作为正式随行人员列入代表团名单，接待时亦应按 通常礼仪，安排大使参加某些正式活动，如会见、宴会等。欢迎宴会还应邀请使 馆主要外交官员参加。来访国家领导人去外地活动，如该国大使提出陪同前往， 亦应加以安排。经贸、文化、体育及军事方面的代表团来访有些官方正式活动， 应邀请该国驻当地的商务、文化参赞或武官参加。车速访问，有的国家提前派先 遣组来洽谈访问的具体安排，东道国礼宾部门应予接待。 我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回 国，参加接待工作。有时，外国政府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通 情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工 作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。 来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国 元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车 厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。 国家元、政府首脑去外地，均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的市 长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长 一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也在外地举行 的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。 接待外宾，特别是接待重要国宾，任务重，时间紧，是一项涉及外事、公 安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人 常常亲临参加，亲自主持，并有广泛的群众参与。因此，各国都有一支精明、干 练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本 保证。